Van personeelsplanning naar passend werk

Over luisteren, loslaten en vasthouden

Hoe zorg je ervoor dat onderwijsprofessionals met plezier blijven werken? Voor Yvonne Veenstra, HR-adviseur bij CBO Zeist, is dit een vraagstuk dat structureel op haar agenda staat. Vanuit die vraag ging de organisatie twee jaar geleden aan de slag met strategische personeelsplanning.

“Wij geloven dat de werkvloer hierin heel belangrijk is. Dus we zijn naar alle scholen gegaan om met teams in gesprek te gaan. Waar ligt hun behoefte? Hoe kijken zij naar hun werk? En wat hebben zij nodig?”

Samen met de bestuurder ging ze alle scholen langs om met de teams in gesprek te gaan. ‘’Dat de bestuurder meeging, was voor ons vanzelfsprekend. Dit maakte duidelijk dat de vraag wat medewerkers nodig hebben niet alleen een HR-vraagstuk is, maar ook een bestuurlijke verantwoordelijkheid.’’

Die gesprekken waren veel meer dan een manier om input op te halen. Ze waren een manier om medewerkers mee te laten denken over de toekomst van hun werk. Wat kan de school zelf oppakken? Waarover moet het team verder praten? En wat vraagt een bovenschoolse aanpak? Het gesprek zelf werd daarmee onderdeel van de verandering.

Een speciaal opgerichte denktank destilleerde uit alle input een top drie van thema’s. Eén sprong eruit: de vraag hoe medewerkers kunnen werken op een manier die past bij hun leven. Sommigen willen meer uren. Anderen juist minder. Weer anderen zoeken flexibiliteit of een andere verdeling van taken. “De uitdaging is om daarin de juiste balans te vinden met de behoeften van de organisatie en de druk van het lerarentekort”, aldus Yvonne.

Vervolgens kwam de volgende vraag: hoe ga je dit daadwerkelijk aanpakken? Toen ze tijdens een HR-diner van Transvita hoorde over een traject van Het Potentieel Pakken, dacht Yvonne meteen: dit is interessant.

“Dit is precies een behoefte die uit de teams naar boven kwam.”

Yvonne zag een kans om de bestaande vraag verder te brengen. De strategische personeelsplanning en Het Potentieel Pakken sloten naadloos op elkaar aan. “Als we ergens mee starten en ik erin geloof, vind ik het belangrijk dat we doorpakken.” De gedrevenheid in haar stem is onmiskenbaar.

Passender werken

Dus bracht ze de mogelijkheden die Het Potentieel Pakken CBO Zeist kon bieden op tafel tijdens een directie-overleg. Drie directeuren stapten, samen met de bestuurder en haar, in voor een pilot. “Wij hebben bewust niet gezegd: meer werken, maar gekozen voor: passende aanstellingen.”

Het gaat om serieus onderzoeken wat mogelijk is als je kijkt naar wat mensen nodig hebben én naar de ruimte die er is. Meer uren is slechts één van de mogelijkheden.

Op één van de deelnemende scholen bleek werkdrukbeleving een groot thema. In gesprekken werd duidelijk waar dat deels in zat: de opslagfactor voor lesgebonden taken.

Om dit op schoolniveau aan te pakken, adviseerde Yvonne om een werkgroep op te richten die met elkaar in gesprek gaat en in kaart brengt welke tijdvreters geschrapt, vereenvoudigd of efficiënter gemaakt kunnen worden. Daarnaast kan er op bestuurlijk niveau in het directie-overleg nagedacht worden of het wenselijk is om een bandbreedte op te nemen binnen de opslagfactor, zodat er ruimte voor maatwerk per medewerker is.

“Op die manier ontstaat ruimte waarbinnen de medewerkers de eigen regie kunnen pakken.”

Ze ziet het met elkaar in gesprek gaan als heel waardevol. Want als je oprecht met elkaar onderzoekt wat mensen nodig hebben, haal je niet alleen op wat anders onzichtbaar blijft. Je maakt ook bespreekbaar wat eerder niet werd uitgesproken.

Dat is precies wat Het Potentieel Pakken doet. Het brengt bestuurders, schoolleiders en medewerkers met elkaar in gesprek, waardoor nieuwe inzichten ontstaan en er gezamenlijk eigenaarschap ontstaat voor de oplossingen die nodig zijn. Het gesprek is daarmee geen eindpunt, maar het begin van verandering.

Verandering organiseer je niet alleen

Yvonne is niet het type dat afwacht tot iemand anders iets oppakt. Ze brengt onderwerpen op de agenda, legt verbanden tussen wat er op de werkvloer leeft en wat er bestuurlijk nodig is en blijft betrokken vanaf de zijlijn als anderen ermee verder gaan.

“Mijn grootste drijfveer is dat medewerkers zich gehoord en gezien voelen.”

Bij de school waar de hoge werkdrukbeleving een rol speelt, heeft ze de directeur al laten weten dat ze graag vanuit HR aansluit als er een werkgroep wordt gevormd. Niet volledig overnemen. Niet volledig loslaten. Maar naast mensen blijven lopen. “Ik leg neer waar het hoort, en dan vertrouw ik erop dat het wordt opgepakt.”

De kracht van het traject zit in het draagvlak dat is ontstaan. Doordat de bestuurder, schoolleiders en medewerkers betrokken zijn en Het Potentieel Pakken het gesprek faciliteert, krijgt het onderwerp meer bedding in de organisatie en meer kans om blijvend verschil te maken.

“De sleutel tot succes ligt in de gezamenlijke aanpak.”

Het is gelukt om een concrete beweging in gang te zetten. Nu is het aan de scholen binnen de stichting om die beweging vast te houden. Of dat lukt, moet zich nog bewijzen. “Elk stapje is er één.”

Niet laten wegglippen

Het traject is nog niet afgelopen, maar bij CBO Zeist is het enthousiasme merkbaar.

“Het is heel mooi dat het nu écht op de agenda staat. Dat het terugkomt.”

Want het gevaar is reëel: kansrijke initiatieven verdwijnen doordat mensen opgeslokt worden door de waan van de dag.

“Goede ideeën hebben we genoeg. De uitdaging is om ervoor te zorgen dat ze onderdeel worden van hoe we werken.”

Voor organisaties die het vraagstuk herkennen, kan het verhaal van CBO Zeist een uitnodiging zijn.

Een uitnodiging om samen te onderzoeken wat medewerkers nodig hebben. Om ruimte te maken voor passende aanstellingen. En om de vragen die op de werkvloer leven niet alleen op te halen, maar er ook gezamenlijk iets mee te doen.

Want daar begint het behoud van onderwijsprofessionals:
Wat hebben onze mensen nodig om met plezier in het onderwijs te blijven werken?